Cualquier empresa con empleados tiene que manejar su payroll, ya sea como una tarea rutinaria o algo que se debe evitar. Si eres dueño de un pequeño negocio y necesitas entender cómo hacer un payroll, esta guía te lo explicará.
El payroll está compuesto por dos fases: la primera fase incluye las tareas que tienes que completar antes de cada ciclo de pago (o cuando empiezas). La segunda fase implica realizar el mismo proceso en cada ciclo de pago, incluyendo el depósito electrónico de impuestos retenciones al gobierno federal y al estado. Esta guía desglosa los pasos para llevar a cabo ambas etapas.
Cómo Hacer un Payroll
La mayor parte del trabajo del payroll es repetitivo. Una vez que hayas establecido tus sistemas, deberás ejecutarlos durante cada ciclo de pago, ya sea semanal, quincenal o mensualmente.
Calcula tu salario: Determina qué cantidad de dinero se le debe pagar a cada empleado. Esto puede ser un salario base fijo, horas trabajadas pagadas a la hora, un salario variable basado en comisiones, o combinaciones de estas opciones.
Retiene impuestos: Deduce los impuestos federales, estatales, locales, así como cualquier otra contribución (como seguros de salud, pensiones, etc.) del salario del empleado.
Paga a tus empleados: Deposita los salarios calculados a cada uno de tus empleados, deduciendo los impuestos que les retienes. Asegúrate de que cada pago sea correcto.
Envía documentos: Completa las formas necesarias y envíalas al IRS (Internal Revenue Service) y al estado donde operas. Cada entidad tiene sus propios formularios que deben ser enviados. Por ejemplo, el IRS exige que los empleadores envíen formularios fiscales y otros documentos relacionados. Algunas jurisdicciones estatales también exigen información similar, aunque pueden variar dependiendo de la ubicación.
Depósito: Finalmente, deposita los impuestos retenciones que has acumulado, junto con cualquier contribución adicional (impuestos del empleador) en forma electrónica utilizando el sistema EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System), según el horario asignado.
Mantén registros: Mantén un registro detallado de todas las actividades relacionadas con el payroll, ya sea en papel o en digital, para fines contables y auditables.
¿Qué es el withholding de impuestos?
Como empleador, deberás retener impuestos federales y estatales de los salarios de los empleados, remitir estos montos al IRS y a los estados correspondientes, y también pagar impuestos adicionales asociados con la contratación de empleados, tales como la seguridad social. Estos impuestos son un pago que hace el empleador además del impuesto que se paga el empleado.
Manual vs. automatizado
Para determinar si debes usar manual o automatizado para llevar a cabo el payroll, puedes utilizar esta tabla:
Condiciones
Manual: 1–2 empleados salariales con salarios relativamente estables, sin ajustes frecuentes
Manual: El dueño o gerente posee conocimientos sobre contabilidad o contabilidad
Manual: Tiempo disponible para cumplir con plazos periódicos (cuatrimestrales, anuales)
Manual: Equipos sencillos, sin contratos independientes o complejidad del tiempo extra
Manual requiere atención constante a los detalles
Automatizado: Empresas más grandes con equipos complejos
Los archivos del payroll
También debes saber qué documentos conservar para que puedas mantener el cumplimiento de impuestos. Los archivos siguientes son necesarios:
Número de identificación fiscal del negocio (EIN): Este número fue otorgado al negocio por el IRS y se usa como identificador único del negocio
Formularios del empleado y recibos de pago: Debes conservar los formularios del empleado, incluyendo la notificación del empleado y los formularios de retención de impuestos
Notificaciones del IRS sobre impuestos del payroll: Puedes estar obligado a informar al IRS cuánto de dinero estás pagando como empresario, así como cuándo
Sumas de las recompensas de los empleados que cobran honorarios (tipped employees): Para aquellos empleados que reciben honorarios, necesitarás mantener un registro detallado del dinero que recibe
Documentación del día libre y el tiempo extra: Si un empleado toma días libres no pagados, o trabaja horas extras, debes tener un registro de dichos días y el importe
Cuánto pagaste y cuándo: Debes conservar registros de todos los pagos que realizaste, incluidos los intereses y otros cargos aplicables
Errores comunes en el payroll
Hoy en día, los errores de payroll ocurren con mucha frecuencia. Pero ¿qué problemas causan?
Clasificar erróneamente a los empleados: Como empresario, tienes cierta responsabilidad legal sobre el pago de los empleados, incluido si eres responsable de proveer beneficios sociales y medicinales. Si clasificas incorrectamente a un empleado como un independiente, entonces podría enfrentarse a consecuencias legales si no se cumple con los requisitos.
Fechas límite del payroll: Si no depositas tus impuestos del payroll al momento acordado, enfrentarás multas. En lugar de recibir multas, podría enfrentarse a penalizaciones penales por incumplimiento de la ley.
Errores en beneficios y deducciones: Es muy común ver que un negocio haya hecho un error en algún aspecto de la nómina. Estos errores pueden causar discrepancias en las cuentas, incluso en la situación fiscal del negocio.
Calcular mal el salario base o el impuesto del payroll: Mientras que este error puede causar dificultades financieras, no suele ser tan grave como los errores anteriores.
Fracasar en pagar un tiempo extra: Similar al error anterior, pero si no paga al empleado, se enfrenta a los mismos problemas legales.
La pérdida de empleados debido a errores en el payroll
Un error de payroll puede costar al negocio empleados valiosos. Se dice que el 17% a 29% de los empleados comienzan a buscar trabajo si hay un error en el payroll. Y si hay dos errores, ese porcentaje sube al 49%. Alrededor de 30% de los estadounidenses vive de paycheck a paycheck; así que una nómina tarde puede resultar en que un empleado pierda capacidad de cubrir el alquiler, las utilidades, o simplemente comer.