企业采购制度管理的全面规范和优化改善

无规矩不成方圆，特别是具备一定规模的中小企业，采购制度管理的规范制定和认真落实，成为推动企业降低成本的助推器，也是企业采购部门提高效率，节约成本的最优策略。

科学的采购制度管理有助于采购部门按章办事，各环节流程清晰透明、公正畅通。为此，企业在制定采购制度管理方法时要注意明确以下几个要点：

一、形成文字制度，不要口说无凭，要有依有据；

新时代的采购模式，不能再沿用以前传统的领导口头决定的方式来拍板，这样不仅存在误会风险，同时也容易让采购人员钻空子违规操作，造成企业采购资金的损失。

一家小型制衣企业，其采购部门的采购制度一直没有规范制定，以致于采购员在选择供应商时只需跟上级领导“打声招呼”就决定供应商资质。于是，新来的采购员钻了这个空子，为了拿到高价回扣，选择了一家质量不规范的高价供应商供货，完全没有经过任何规范审批供应商制度流程就开始启用。这样毫无审批依据的选择供应商直接导致该企业订单急剧下滑，客户投诉不断。

因此，大到供应商资质审批，小到采购申请、价格审批、订单确认和质量要求、采购人员规范等等，都必须严肃地形成文字采购制度，严格规范采购部门人员按规操作，这样才不会让违规操作随意出现。

二、制度目标要明确，稳定推进，不能一尘不变，要及时适应新环境。

企业采购制度一旦确定，短期内就要稳定推进实施，让采购人员逐步适应规范化操作。但同时也要注意，采购制度不是固定一尘不变，特别是如今时代变迁，受疫情影响下的市场环境变化莫测，企业要跟上时代脚步，就要及时调整采购制度来适应新环境，让采购部门跟着时代的脚步成长壮大。

一家快消食品罐头企业，其采购部门虽然有制定采购制度，但一直沿用了十几年了都没有进行变更，很多采购业务流程早已和以前大不相同，不仅新来的采购员看过一脸懵，毫无指导意义，同时也给正常业务操作带来一定的错误示范。比如在原先审批采购价格环节，其原有审批流程是只需要采购主管同意就行，但为了规范价格涨幅和供应商稳定供应，企业早已优化审批流程，要求审计部门、财务部门、采购部门三大部门联合批准，才能采用新价格。而新来的采购人员不懂操作，以为采购主管同意就可以直接下单订货，等到货入库付款时，财务才发现这一异常价格合同。

因此，企业采购部门一定要及时更新采购制度，让采购制度真正规范到工作中去，而不是作为应付上级的虚设文件。

三、结合企业自身实际制定，保证采购制度的可行性落实。

企业采购制度的制定，一定时要强调制定出来的制度能够切实有效地实施，而不是当作花瓶一样来摆设，这样形同虚设的采购制度有等同于没有，也无法为企业降低 成本带来效益。

比如一些中小型企业的采购部门，其规模尚未达到大型企业的采购规模，其采购制度不能完全照本宣科地采纳大型企业的模式，毕竟人力、财力、物力以及企业发展目标都不相同，盲目制定高强度、教条式的采购制度，只会让中小企业采购部门失去活力，甚至老命伤财都拿不出任何优势出来。比如大型企业常用的招标采购，因其大批量优势而制定相关采购制度规范，但中小型企业采购量远不需要通过招标来处理，这样单一的价格没有任何优势，反而应该采取三家比价、多家订货等模式来进行调整。

因此，适合自己的才是最好的。企业采购部门一定要按照自身实际情况来制定和优化采购制度，这样才能让采购人员清晰、明确地按章办事。

四、要实现供应链上下游联动协调，以集体利益为目标来制定采购制度。

企业不是只有一个采购部门，采购制度的制定也不能独立于其他部门来规范，特别是如今企业内外强调供应链上下游顺畅无阻才能更好地提高效率，降低成本。采购部门就更应该不能将其他部门的业务工作沟通排除在外。

例如一家文具企业，是原先采购部门制定了到货流程说明，里面要求到货数量需按采购计划和领导批准收货单接收。但却没有说明交付仓储部门的条件。以致在后续工作落实过程中，采购员没有经过仓储部门协调货位、库存量等情况，一下子到货过多包装材料，没有地方可以规范存储，不仅仓储部门有意见，东放一点西放一点。连车间部门也反馈，进出仓库领用材料都十分不方便，影响生产效率。

因此，采购部门一定要将供应链上下游协调需求完善到采购制度里面，形成规范地联络和沟通，及时订货到货。

五、企业采购制度要围绕价格、质量、交货期金三角来形成战略采购核心，提升科学实用性和战略性。

企业制度相应的采购制度，无非是为了降低采购成本，保质保量地有序、及时地生产和销售，因此，企业要围绕这战略采购的核心金三角，即价格、质量和交货期来优化采购制度，让制度更加有效地降低企业采购成本，提升企业产品质量，及时为生产等部门供货。

比如传统钢材行业的企业客户，在企业采购制度上，一定要注意战略采购的核心点，在价格上需要怎么去适应市场、规范化，在质量上需要根据产品订购合适材质，同时，也要规范一定的交货期要求和标准。这样采购部门在选择供应商，下达合同订货时才能形成利润最优化意识，顺应市场，找到合适的物美价廉材料，及时供货。如果没有规范的金三角采购制度标准去要求，采购员就容易还是采用固有的传统采购思维去订货，不仅价格容易忽高忽低，无法掌控整体上涨趋势，而且也容易影响交期不稳定，供应商也一拖再拖的困难局面。

综上所述，企业采购制度要想全面规范和优化改善，就要根据企业实际情况制定，有条不紊地稳定革新，联合企业内外供应链上下游部门供应商积极联动协调，围绕价格、质量、交货期金三角来形成战略采购核心，促进采购制度管理按章落实，真正为企业发展节约成本助推动力！